Rok čo rok v letnom období zažívam u svojich klientov podobnú situáciu – keď pribehne niekto za šéfom a v panike hlási:
„Volali stadiaľ či stadiaľ, a chcú toto a toto, že sú dohodnutí s Alenkou…, ale tá je na dovolenke, čo máme robiť?”
No a šéf sa zdvihne a rýchlo rieši. A v tichosti si hundre:
„…už aby bola z dovolenky späť…“, „ čert nám to bol dlžen…”
Nakoniec prácu niekomu pridelí, (ak ju neurobí sám) a frfle ďalší človek vo firme.
Tento rok som zažil čosi obdobné, len s tým rozdielom, že do zvládania boli zapojení 3 pracovníci, a v tom zmätku aj tak nikto poriadne nevedel, kto čo vlastne robí. Nevedeli nájsť potrebné materiály, nemali kontakty od koho získať podklady, a potom komu a čo poslať. No skrátka chaos – a tak opäť zasahoval šéf.
A to odišiel na dovolenku jeden pracovník. No práca štyroch ľudí stála.
Ja som sa šéfa len spýtal: „ A vedeli ste, že takéto niečo môže nastať?”
Len odpovedal: „ Ale áno, ale čo som mal robiť, už mala zaplatenú dovolenku, a prisľúbila, že bude riešiť veci priamo odtiaľ na diaľku…”
Predstavte si, že ich takto v jednom termíne odíde viac. Veru sa nedivím, že dovolenkové obdobie je strašiakom pre firmy.
Na druhej strane, pracovník na dovolenke rieši veci, telefonuje a keď sa vráti, v strese doháňa zameškané. Aká je to potom dovolenka?
Ja viem, že mnohé firmy majú systém zastupovaní, ale aj tam často chýbajú zásadné veci, a tak či tak je chaos.
Tá cesta, ako toto zvládnuť, je veľmi jednoduchá.
To, čo musíme vedieť je, že každá žiadosť o dovolenku by mala byť v skutočnosti úplným návrhom šéfovi. A ten obsahuje situáciu, fakty a riešenie. No a práve v tom riešení je odchádzajúci pracovník povinný spísať:
1. všetky otvorené-rozpracované veci – ako ich treba riešiť a kde sú podklady
2 všetky termíny na plnenie a postup
3. zoznam všetkých kontaktov na riešenia a možné požiadavky
4. zoznam ľudí, ktorí ho budú v jednotlivých veciach zastupovať (je možné, že daný pracovník zastáva viacero funkcií)
5. podpisy pracovníkov, ktorí preberajú jednotlivé činnosti, že sú plne informovaní a majú potrebné materiály
A úplne ideálny je stav, keď na danom poste je presne spísaný popis pracovných činností s technologickými postupmi, ktorý si jednoducho prevezme zastupujúci.
Asi si viete predstaviť, že podpísať takto dovolenku je pre šéfa jednoduché.
Odporúčam, neváhajte a spíšte si na to vo firme jednoduchú smernicu.
Toto je totiž cesta, ako nemať vo firme z dovoleniek strašiaka, a ako zároveň dopriať pracovníkom na dovolenke skutočný oddych.
Ak sa vám článok páčil a myslíte si, že by mohol niekoho z vašich priateľov, známych alebo obchodných partnerov inšpirovať, kliknite na zelený krúžok s obálkou a prepošlite mu tento link.
- Ako zvládnuť firmu v panike - 27/03/2020
- V čom by mali byť výnimoční? - 24/02/2018
- TOP 6 článkov 2016 - 13/01/2017
Pridaj komentár